Teilnehmer sind Dreh- und Angelpunkt für den Erfolg einer Veranstaltung – egal, ob es sich um ein Konzert, ein Theaterstück, einen Workshop oder ein Webinar handelt. Doch allein in Deutschland stehen Interessenten 6.939 Veranstaltungsorte zur Verfügung (Quelle: Meeting- und EventBarometer 2013). Umso wichtiger ist es für Veranstalter, ihr Event mit transparenten und relevanten Inhalten erfolgreich in Szene zu setzen. Zusätzlich unterstützt eine weitreichende Verbreitung der Veranstaltungsinformationen im Internet eine starke Präsenz und schafft wertvolle Kontaktpunkte zu potentiellen Teilnehmern.

 

Veranstaltungen: In 3 Schritten mehr Teilnehmer gewinnen

 

Schritt 1: In der Planung liegt die Kraft – Lassen Sie Ihre Teilnehmer frühzeitig von der Veranstaltung wissen
Es ist wichtig, mit relevanten Inhalten aufzutrumpfen und die Aufmerksamkeit potentieller Teilnehmer für Ihre Veranstaltung zu wecken. Starten Sie mit einer Veranstaltungsnews und beantworten Sie zu Beginn die wichtigsten Fragen:

• Wie heißt Ihre Veranstaltung?
• Wo findet Ihre Veranstaltung statt?
• Wann beginnt bzw. endet die Veranstaltung?
• Wer nimmt an der Veranstaltung teil?
• Wieviel kostet die Veranstaltung?

 

Wecken Sie anschließend die Neugier Ihrer Leser für die Inhalte Ihrer Veranstaltung. Stellen Sie beispielsweise die Interpreten eines Konzerts näher vor, interviewen Sie den Experten eines Seminars zu themenrelevanten Inhalten oder veröffentlichen Sie Stimmen ehemaliger Teilnehmer. Liefern Sie zudem Hintergrundinformationen zu der Location, an der Ihre Veranstaltung stattfindet. Bieten Sie einen Workshop an, können Sie potentiellen Teilnehmern grundlegende Tipps bereitstellen und so Lust auf mehr machen. Verwenden Sie eine abwechslungsreiche Mischung aus interessanten, relevanten, nützlichen und unterhaltsamen Inhalten, um die Aufmerksamkeit potentieller Kunden langfristig aufrecht zu erhalten.

 

Schritt 2: Teilnehmer als Weggefährten – Binden Sie Ihre Zielgruppe in den Entwicklungsprozess ein
Von der Ankündigung einer Veranstaltung bis zum tatsächlichen Beginn liegt meist noch ein großer Zeitraum. Diesen Zeitraum können Sie mit zahlreichen interessanten Inhalten füllen und so potentielle Teilnehmer in den Entwicklungsprozess Ihres Events einbinden. Veröffentlichen Sie beispielsweise aktuelle Folien aus Ihrer Präsentation und greifen Sie verschiedene inhaltliche Aspekte Ihrer Veranstaltung auf. Veröffentlichen Sie Bilder von Moderatoren, Experten, Interpreten und Schauspielern und publizieren Sie diese auf den Social Media inkl. eines Zitats, einer Anekdote oder einer kurzen Vita. Stellen Sie Videos von der Location bereit, an der beispielsweise die Bühne errichtet wird. Sowohl Bilder als auch Videos müssen nicht professionell sein, sondern sollen vor allem echte Emotionen und Authentizität vermitteln.

 

So können Sie immer wieder neue Inhalte veröffentlichen. Ermöglichen Sie potentiellen Teilnehmer zudem die Abgabe von Feedback, Anregungen, Kritik und Lob. Diskutieren Sie mit Ihrer Zielgruppe über Ihre Wünsche, Bedürfnisse und die Inhalte Ihrer Veranstaltung. Nehmen Sie die Ansichten, Meinungen und Standpunkte auf und lassen Sie diese in Ihr Event einfließen.

 

Schritt 3: Nach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung
Auch nach der Veranstaltung haben Sie noch genügend Inhalte, die Sie kommunizieren können. Bedanken Sie sich in den sozialen Netzwerken für die Teilnahme. Greifen Sie die wichtigsten Fragen und Antworten aus Ihrer Veranstaltung auf und verpacken Sie diese in eine Online-Mitteilung und/oder in einen Blogbeitrag. Veröffentlichen Sie zusätzlich eine Nachbesprechung, in der Sie das Event Revue passieren lassen. Publizieren Sie Impressionen und Videos vom Veranstaltungstag, um ehemalige Teilnehmer an das Ereignis zu erinnern und das Interesse zukünftiger Teilnehmer zu gewinnen.

 

Multiplizieren Sie Ihre Reichweite mit einer weitreichenden Verbreitung Ihrer Veranstaltungsnews, Online-Mitteilungen und Social Media News auf vielen verschiedenen Veranstaltungs- und Seminarportalen, Presse-, Branchen-, Themen- und regionale Portale sowie Social Media. So schaffen Sie eine Vielzahl von wertvollen Anlaufstellen, über die potentielle Teilnehmer mit Ihnen und Ihrer Veranstaltung in Kontakt kommen. Verschaffen Sie sich Gehör und nutzen Sie die zahlreichen Kommunikationskanäle im Internet, um Ihre Event-Inhalte selbst zu veröffentlichen. Mit einer weitreichenden Veröffentlichung profitieren Sie zusätzlich von einer Mehrfachindexierung durch die Suchmaschinen. Sie steigern so erfolgreich die Sichtbarkeit und Reichweite Ihrer Veranstaltung.

 

 

Teilnehmer gewinnen ist das Ziel eines jeden Veranstalters. Das Internet bietet Ihnen hierfür zahlreiche Möglichkeiten und Maßnahmen, um mit interessanten, relevanten und nützlichen Inhalten Konzertsäle, Theater und Workshops zu füllen. Wichtig ist vor allem eine intensive Informationspolitik und eine starke Präsenz in den Kommunikationskanälen des Web. Das kostenlose Webinar „Veranstaltungen: So setzen Sie Ihr Event im Internet erfolgreich in Szene“ der PR-Gateway Academy gibt Ihnen nützliche Tipps von der Entwicklung geeigneter Inhalte bis hin zu der Umsetzung und Optimierung Ihrer Veranstaltungsnews.