Der Presseverteiler ist ein wichtiges Instrument für die Versendung von Pressemitteilungen und somit für die PR-Arbeit unverzichtbar. In einem Presseverteiler sind möglichst alle für die Themen der eigenen Pressemitteilungen relevanten Medien gesammelt. Der Presseverteiler enthält alle wichtigen Kontakte zu Redaktionen von Print- und Onlinemedien. Die verschiedenen Medien in einem Presseverteiler können beispielsweise Tageszeitungen, Wochenzeitungen, Fachzeitschriften, Publikumszeitschriften, Webseiten und TV-Magazine sein. Vor dem Versand von Pressemitteilungen werden anhand dieser Datensammlung die geeigneten Medien ausgewählt. Dabei sollte man nur die Redaktionen auswählen, bei denen die Pressemitteilung thematisch zum Schwerpunkt des Mediums und den Interessen seiner Leser passen. Eine gezielte Selektion erhöht die Chance, dass die Pressemitteilungen von den Redakteuren überhaupt gelesen und im besten Fall auch veröffentlicht werden.

Erstellung des Presseverteilers
Bei der Erstellung eines Presseverteilers ist es wichtig, sich zunächst einen Überblick über die Medienlandschaft zu verschaffen. Für die Recherche von relevanten Medienkontakten kann man das Internet nutzen. Wer sich die mühevolle Arbeit sparen will, kann für die Anfertigung von Fachverteilern kostenpflichtige Datenbanken wie die der Verlage Zimpel oder Stamm oder auch den Mediatlas von na/dpa nutzen. Diese Datenbanken enthalten alle relevanten Medien mit Daten wie Redaktionskontakte und Themenpläne. Die Kosten sind je nach Anbieter beispielsweise jährlich oder als einmalige Lizenzgebühr zuzüglich einer Monatsgebühr zu zahlen.

Konkrete Ansprechpartner wählen
Nach Auswahl der Medien macht man den richtigen Ansprechpartner innerhalb der Redaktion ausfindig. Pressemitteilungen, die ohne Angabe eines Ansprechpartners an eine Redaktion gesendet werden, erreichen meist nicht den zuständigen Redakteur und verringern somit die Chance auf eine Veröffentlichung. Die zuständigen Redakteure findet man auf der Webseite oder im Impressum des Mediums. Sind die Redakteure nicht nach einzelnen Ressorts aufgeführt, kann man auch nach Namen oder Kürzel unter thematisch passenden Beiträgen suchen. Manchmal hilft auch ein Anruf bei der Redaktion.

Regelmäßige Pflege
Presseverteiler verlieren sehr schnell ihre Aktualität, da sich die Ansprechpartner innerhalb der Redaktion ändern können. Damit die versendeten Pressemitteilungen auch ankommen, ist es wichtig, den Presseverteiler regelmäßig zu pflegen. Dazu überprüft man in regelmäßigen Abständen die Kontaktdaten inklusive der zuständigen Ansprechpartner.

Veröffentlichung von Pressemitteilungen
Um eine Pressemitteilung zu veröffentlichen, werden Redaktionen aus dem Verteiler ausgewählt und die Mitteilung wird per Fax oder E-Mail versendet. Der Versand einer Pressemitteilung an einen Presseverteiler garantiert jedoch nicht, dass die Mitteilung auch veröffentlicht wird. Eine klassische Pressemitteilung erreicht nur die Medienmittler und diese entscheiden über eine eventuelle Veröffentlichung. Erst wenn die Redakteure über eine Mitteilung in einem Artikel berichten, wird auch die Öffentlichkeit informiert.

Neben dem klassischen Presseverteiler ist es wichtig, Pressemitteilungen auch online zu veröffentlichen. Online-Pressemitteilungen haben den Vorteil, dass sie öffentlich sind. Es gibt viele Möglichkeiten Pressemitteilungen im Internet direkt zu veröffentlichen, z.B. über Presseportale und Social Media. So erreicht man nicht nur Medienkontakte, sondern auch potenzielle Kunden und Interessenten direkt.
Eine Verbreitung über Presseportale kann die Reichweite der Pressemitteilung signifikant erhöhen. Die contentreichen Portale sind in den Suchmaschinen gut gelistet. Über die Suchanfragen in den Suchmaschinen gelangen interessierte Leser auf die Pressetexte der Portale und von dort zum Unternehmen. In den Archiven der Portale bleiben die Pressemitteilungen über einen langen Zeitraum gespeichert und erzielen somit nachhaltige PR-Effekte. Die Verbreitung von Pressemitteilungen über viele verschiedene Presseportale kann die Aufmerksamkeit von Journalisten und Kunden um ein Vielfaches steigern und ist die Basis einer erfolgreichen Pressearbeit im Internet.