So funktioniert der Aufbau eines gut gepflegten Presseverteilers

Pressemitteilungen versenden: 7 Tipps zum Aufbau eines Presseverteilers

Informationen zum Unternehmen, zu Produkt oder Angeboten in der Öffentlichkeit zu veröffentlichen, ist eine Kernaufgabe der PR. Traditionell nutzen PR-Profis individuelle Presseverteiler aus Redaktions- und Journalistenkontakten, an die sie ihre Pressemitteilungen versenden. Doch es gibt auch weitere Möglichkeiten, Pressemitteilungen zu versenden und vor allem im Internet zu verbreiten. Wir haben für Sie die wichtigsten Tipps zum Aufbau eines Presseverteilers ankommt.

Aufbau eines Presseverteilers Tipp 1: So finden Sie die richtigen Redaktionsadressen

Um Pressemitteilungen an die richtigen Print- und Online-Redaktionen zu versenden, brauchen Sie einen guten Presseverteiler mit den richtigen Redaktionsadressen für Ihre Zielgruppenmedien.

Sie können Redaktionsadressen kaufen, z.B. bei

  • Zimpel
  • Stamm
  • Kroll

Oder Sie können sich Ihren Presseverteiler selbst zusammenstellen. Dafür gibt es verschiedene Recherchequellen im Internet, u.a.

  • fachzeitungen.de
  • themenplan.de
  • die zeitungen.de
  • genios.de

Nachteil von gekauften Redaktionsadressen für einen Presseverteiler ist, dass Sie häufig nur den Chefredakteur als Ansprechpartner auflisten und nicht die spezifischen Ansprechpartner der einzelnen Resorts. Auch als E-Mail Adresse wird, wenn überhaupt, nur eine Sammeladresse angegeben, so dass Sie den Verteiler noch selbst überarbeiten müssen. Gekaufte Redaktionsadressen sind aber sicher eine gute Grundlage für den Aufbau eines individuellen Presseverteilers, denn die Eigenrecherche ist sehr aufwändig und zeitintensiv.
Neben dem individuellen Presseverteiler gibt es auch Presseverteiler Dienste, die Sie kostenpflichtig nutzen können, um Ihre Pressemitteilung zu versenden, z.B. Newsaktuell, Pressetext.de oder Meltwater.

Außerdem gibt es Presseportale, über die Sie ihre Pressemitteilungen – oft sogar kostenlos – selbst versenden können. Der Presseportal-Report stellt jährlich die wichtigsten kostenlosen Presseportale vor und vergleicht die Daten und Fakten und Möglichkeiten der Presseportale für die Online-PR.

Hier den Presseportal-Report mit den besten kostenlosen Presseportale im Vergleich kostenlos abrufen.

Aufbau eines Presseverteilers Tipp 2: So finden Sie den richtigen Ansprechpartner für die Redaktionsansprache

Der Chefredakteur ist nicht immer der richtige Ansprechpartner. Schreiben Sie an die Fachredakteure. Im Zweifelsfall werden Fachredakteure den Nachrichtengehalt Ihrer Pressemitteilung viel schneller sehen als ein Chefredakteur, der ja alle Themen eines Mediums im Blick haben muss.

Vermeiden Sie auf alle Fälle, Ihre Pressemitteilung nur um der Verbreitung willen an Chefredakteure zu schicken, für die das Thema nicht relevant ist. Ein solches Vorgehen führt Sie lediglich auf schnellstem Weg auf die Blacklist der Redaktionen und Sie landen fortan im SPAM-Ordner.

Den richtigen Ansprechpartner finden Sie am besten, indem Sie nach Beiträgen suchen, die am besten zu Ihrem Thema passen und dann nach dem Redaktionskürzel suchen, sofern der Autor des Beitrags nicht ausgeschrieben ist. Den zugehörigen Namen zum Redaktionskürzel finden Sie in der Regel im Impressum des Mediums.

Presseverteiler: Redaktionsansprechpartner finden

Aufbau eines Presseverteilers Tipp 3: So formulieren Sie die richtige Ansprache an die Redaktion

Der Redakteur ist ein hart umkämpftes Wesen. Ein Redakteur bekommt jeden Tag mehrere Hundert E-Mails mit Presseinformationen. 95% der an die Redaktionen versandten Pressemitteilungen wandern ungelesen in den Papierkorb.

Wenn Sie die Redaktionen per E-Mail anschreiben, haben Sie nur wenige Sekunden Zeit, den Redakteur zu überzeugen. Nehmen Sie sich also Zeit für die Formulierung der Betreffzeile und die Headline Ihrer Pressemitteilung, denn die entscheidet, ob der Redakteur Ihre Mitteilung überhaupt öffnet, oder nicht. Eine Nachricht wie „Unsere aktuelle Pressemitteilung“ hat wenig Aussagekraft. Allerdings sollte aus der E-Mail schon ersichtlich sein, dass es sich um eine Pressemitteilung handelt. Eine Alternative ist:

Pressemitteilung: [Header der Pressemitteilung]

Aber denken Sie daran: mehr als 60-65 Zeichen werden in den meisten E-Mail-Programmen ohnehin nicht angezeigt.

Schreiben Sie im Mitteilungstext der E-Mail in 2-3 Sätzen, warum der Redakteur die Pressemitteilung beachten sollte und umreißen Sie mit wenigen Worten den Inhalt Ihrer Pressemitteilung.

Aufbau eines Presseverteilers Tipp 4: Stellen Sie Ihre Pressemitteilung in verschiedenen Formaten zur Verfügung

Der Versand von Pressemitteilungen als Anhang ist nicht immer eine gute Möglichkeit für die Redaktionen. E-Mails mit Anhängen werden von vielen Firewalls und Spam Filtern sofort rausgefiltert. Vor allem, wenn Sie Pressebilder versenden, ist die Gefahr groß, dass die Anhänge schon wegen der Größe den Posteingang des Redakteurs nie erreichen.

Um dem Redakteur Ihren Pressetext möglichst einfach und schnell zur Verfügung zu stellen, kopieren Sie den Text einfach direkt in die E-Mail. Um dem Redakteur eine formatierte Textvorlage zur Verfügung zu stellen, nutzen Sie am besten einen Link auf das Pressecenter auf Ihrer Homepage und legen die Informationen dort in verschiedenen Formaten ab. So haben Sie auch die Möglichkeit. ist, der Redaktion zusätzliches Bildmaterial, Videos, Flyer oder sonstige Unternehmensinformationen in verschiedenen Formaten zu Verfügung zu stellen.

Aufbau eines Presseverteilers Tipp 5: So finden Sie den richtigen Versandzeitpunkt

Sie haben die alles berücksichtigt und können nun versenden. Also, worauf warten? E-Mail fertig machen und raus an den Verteiler. Dumm nur, wenn diese Aktion Ihre Arbeitswoche krönt und die E-Mail pünktlich zum Wochenende in den Postfächern der Redaktionen landet. Oder Sie wollen, dass der Redakteur Ihre Nachricht als erstes liest, wenn er Montag in sein Postfach schaut. Also versenden Sie am Montagmorgen. Hoffentlich ist dann nicht grade Redaktionskonferenz und das Postfach ist übers Wochenende sowieso vollgelaufen.

Erfahrungsgemäß sind Dienstags, Mittwochs und Donnerstags gute Versandtermine, weil dann häufig keine festen Meetings in den Redaktionen anstehen und die Redakteure im normalen Arbeitsablauf sind. Bei periodisch erscheinenden Titeln sollten Sie allerdings auch berücksichtigen, wenn ein Erscheinungstermin bevorsteht.

Warten Sie aber auch nicht zu lange, damit der Redakteur noch ausreichend Zeit hat, aus Ihrer Pressemitteilung eine Geschichte zu machen und diese im Titel unterzubringen.

Aufbau eines Presseverteilers Tipp 6: Pflegen Sie Ihren Presseverteiler regelmäßig

Neue Pressemitteilung – neues Glück. Irgendwann wird schon jemand drauf anspringen. Die Methode funktioniert, aber sicher nicht sehr gut. Sie werden so immer ins Blaue hinein Ihre Pressemitteilungen rausschicken und sind auf Freund (oder Feind) Zufall angewiesen.

In Redaktionen herrscht erfahrungsgemäß eine hohe Fluktuation, Redakteure kommen und gehen oder erhalten andere Ressorts. Freie Redakteure wechseln häufig, daher veralten Presseverteiler sehr schnell und sollten regelmäßig überarbeitet werden. Jede Reaktion auf Ihre Aussendung – und sei es nur die Unzustellbarkeitsmitteilung, die automatische Abwesenheitsmitteilung oder keine Reaktion – gibt Ihnen wertvolle Hinweise, um Ihren Verteiler und Ihre Ansprache zu optimieren.

Wenn z.B. ein Redakteur sich in den Urlaub verabschiedet und einen Ansprechpartner nennt, könnte dieser vielleicht ein wertvoller neuer Kontakt in Ihrem Verteiler sein. Wenn Redakteure zu bestimmten Zeiten vermehrt auf Ihre Pressemitteilung reagieren, könnte das daran liegen, dass sie zu diesem Zeitpunkt Ihre E-Mail bearbeitet haben. Wenn ein Redakteur nicht auf Ihre E-Mail reagiert, sollten Sie prüfen, ob Sie den richtigen Ansprechpartner haben. Alles diese Informationen sollten Sie sammeln und daraus allem daraus lernen.

Aufbau eines Presseverteilers Tipp 7: Nutzen Sie Online Presseverteiler, um Ihre Pressemitteilung zu versenden

Die klassische Redaktionsansprache ist ein wichtiger Bestandteil der PR-Arbeit. Im Zeitalter der Digitalen Medien wird aber vor allem die Online-PR immer wichtiger. Außerdem bleiben viele Neuigkeiten, die Sie auf alle Fälle wichtig für Sie sind, unveröffentlicht, weil die Redaktionen sie nicht aufgreifen.

Ergänzen Sie Ihre klassische Pressearbeit um die Möglichkeiten, die Ihnen die neuen Medien bieten, um Ihre Pressemitteilung zu versenden und zu verbreiten. Im Internet können Sie Ihre Pressemitteilungen und PR-Artikel direkt selbst veröffentlichen, ohne eine Redaktion zu bemühen. Nutzen Sie die Reichweite von Presseportalen, Themen- und Nachrichtenportalen, Dokumenten-Netzwerken und Social Media. Nutzen Sie Social Media auch, um weitere Medienformate wie Dokumente, Bilder und Videos zu veröffentlichen und diese möglichst weitreichend zu verbreiten. Die contentreichen Portale bringen Ihre Inhalte in die Suchmaschine und damit direkt zu interessierten Lesern. Auch 95% der Journalisten nutzen inzwischen Suchmaschinen für die Themenrecherche.
Eine Pressemitteilung, die Sie auf einem Presseportal veröffentlichen, ist auch langfristig auffindbar, auch wenn die Zeitung schon längst im Altpapier gelandet ist. Aber der größte Vorteil ist, dass SIE bestimmen, ob und wann eine Pressemitteilung von Ihnen veröffentlicht wird. Mit einem Online-Presseverteiler versenden Sie Ihre Pressemitteilung mit einem Klick an viele verschiedene Presseportale, Themenportale und News-Dienste und erreichen so in kurzer Zeit viel mehr potenzielle Leser.

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