9 Tools für die PR-Arbeit

9 Tools für die PR-ArbeitFür die PR ist das Internet ein unschätzbar Wissensschatz, der allerlei nützliche Arbeitshilfen bietet. Auch wir nutzen für unsere PR-Arbeit deshalb eine Fülle an Tools, um Zeit und Aufwand zu sparen und schneller ans Ziel zu kommen.

1. Trello

Egal ob Unternehmenskommunikation oder PR-Agentur: Eine gut strukturierte, übersichtliche Projektplanung ist die Grundvoraussetzung für erfolgreiche Kampagnen. Mit Trello lassen sich Teams und sogenannte Boards für einzelne Projekte anlegen, in denen einzelne Karten die Aufgaben der jeweiligen Teammitglieder anzeigen. Das Besondere an Trello ist die Möglichkeit, gemeinsam an Aufgaben zu arbeiten: So kann man auch Dokumente verlinken und Neuerungen kommentieren. Mit Trello ist es außerdem möglich, Checklisten in Aufgaben anzulegen und Termine in den Kalender einzutragen, der sich problemlos mit Outlook synchronisieren lässt.

2. Slack
Lange Abstimmungsprozesse sind oft das, was gute PR-Arbeit ausbremst. Kollegen übersehen E-Mails in vollgestopften Postfächern und Telefone klingeln im Minutentakt. Viel leichter kann interne Kommunikation mit dem Tool Slack sein, das auf den ersten Blick nichts anderes ist, als ein Instant-Messaging Tool für den Desktop. Auch in Slack gibt es geschlossene Teams, dazu Untergruppen, in denen die Mitglieder miteinander chatten können. Auch private Konversationen zwischen einzelnen Mitgliedern des Teams sind möglich. Das Beste an Slack sind dabei die Desktop-Notifications: So kann jeder sofort sehen, wenn jemand ihn in einem Beitrag erwähnt hat, oder es in einer relevanten Untergruppe Neuigkeiten gibt.

3. Influma
Vor dem Start einer neuen Kampagne, gilt es vor allem, die richtigen Themen zu finden. Ein wichtiger Ausgangspunkt hierbei sind die sogenannten Influencer, also die Meinungsführer für ein bestimmtes Thema und eine bestimmte Zielgruppe. Im Social Web sind diese oft Blogger, Journalisten oder auch Youtuber, die eine große Anzahl Follower und Leser haben und damit eine Reichweite, die sich auch für PR ideal nutzen lässt. Die Influencer Suchmaschine Influma findet Beiträge und Personen, die sich mit einem bestimmten Thema auseinandersetzen. Dabei zeigt Influma gleich, wie groß die Reichweite und die Social Signals der jeweiligen Beiträge und Influencer sind und offenbart damit, welche Inhalte wie gut funktionieren und welche Influencer für die eigenen PR-Maßnahmen besonders wichtig sind.

4. Canva & Piktochart
Was wäre die PR ohne Bebilderung? Ein langweiliger Haufen Text. Gerade in der Online-PR ist es wichtig, die eigenen Botschaften visuell aussagekräftig zu unterstützen und aufzulockern. Eine Pressemitteilung oder ein Blogbeitrag ohne Bild? Wirkt staubtrocken und wenig ansprechend. Wer aber nicht immer gleich den Grafiker auf visuelle Elemente ansetzen oder seine Photoshop-Skills bemühen will, kann unkompliziert Bilder und Infografiken mit den Tools Canva und Piktochart bearbeiten und erstellen. Canva eignet sich besonders zum Erstellen von allerlei Grafiken für Social Media: Ob Header, Thumbnails oder Banner – Canva liefert viele gute Vorlagen und auch einige Gratisinhalte, die für das Erstellen solcher Medien nützlich sind. Auch eigene grafische Elemente kann Canva in die so erstellten Bildmaterialien einarbeiten –erlaubt ist auch das Hochladen eigener Grafiken zur Bearbeitung. Zuschneiden, Filter drüberlegen, als Collage anordnen: Alles geht kinderleicht und kostenlos. Obwohl sich Canva auch zur Erstellung von Infografiken eignet, geht dies noch besser mit Piktochart. Zu Beginn kann man aus einer Vielzahl vor Vorlagen wählen und daraus dann eine Infografik mit eigenen Inhalten basteln.

5. Powtoon
Welches visuelle Element ist noch spannender als Bilder und Grafiken? Richtig – Videos. Im Youtube-Zeitalter sind Erklärvideos die perfekte Lösung, um den Nutzen eines Produktes oder einer Dienstleistung zu verdeutlichen oder spannende Informationen einmal außerhalb der Textform zu transportieren. Mit dem Videoerstellungstool Powtoon kann man solche Videos ganz einfach erstellen – inklusive Voice Over, Hintergrundmusik und animierten Figuren.

6. Textanalyse-Tool
Wer den ganzen Tag von Text umgeben ist, kann gelegentlich auch mal kleine Fehler übersehen. Für die eigenen Lieblingsfehler ist man meistens auch beim Korrekturlesen blind und übersieht, dass man die Keywords zu selten benutzt oder zu viele Wurmsätze geschrieben hat. Abhilfe bietet das Textanalyse-Tool: Das Tool überprüft Keywords, analysiert ihre Position sowie Anzahl im Text und zeigt anhand unterschiedlicher Kategorien, ob ein Text verständlich geschrieben ist. Das Textanalyse Tool erkennt außerdem Füllwörter und analysiert zugleich die durchschnittliche Lesezeit, die grammatikalische Lesbarkeit, die Anzahl von Anglizismen und die Funktionalität von Links. Dank Optimierungstipps, die das Tool vorschlägt, kann man einen Beitrag schnell überarbeiten – ganz ohne lästiges Korrekturlesen.

7. PR-Gateway
95% der klassischen Pressemitteilungen landen in den Papierkörben der Redaktionen , denn auch Journalisten recherchieren heute lieber im Internet. Neben einem gut gepflegten Presseverteiler mit persönlichen Kontakten zu wichtigen Medienmachern, sorgen Presseportale dafür, dass die Pressemitteilungen auch tatsächlich veröffentlicht werden. Über die Portale erreichen sie nicht nur Journalisten, sondern auch die Zielgruppen direkt. Mit PR-Gateway werden Online-Pressemitteilungen einfach und schnell auf einer Vielzahl von Presse- und Fachportalen sowie auf Dokumentennetzwerken veröffentlicht. Die Portale bringen die Mitteilungen in die Suchmaschinen und von dort zu interessierten Lesern.

8. Blog2Social
Mit dem WordPress-Plugin Blog2Social kann man Blogbeiträge automatisiert auf diversen sozialen Netzwerken teilen und dabei die Postings gleichzeitig individuell gestalten und zeitgesteuert posten. Über eine übersichtliche Bearbeitungsmaske passt der Nutzer die jeweiligen Postings für die jeweiligen Netzwerke in einem Arbeitsschritt an. Kommentare samt Bildern erscheinen so auf Facebook, Twitter, Google+, LinkedIn, Xing, Diigo, Pinterest, Tumblr, Path und Flickr. Durch die Scheduling-Funktion ist es möglich, im Voraus zu planen, wann, wo und was geposted werden soll. Blog2Social ist in der Grundfunktion kostenlos.

9. Google Analytics & Google Alerts
Um den eigenen Erfolg zu überprüfen, empfehlen wir die Nutzung von Google Analytics. Das Tool ermöglicht das Überprüfen von Klickzahlen, Besucherzahlen, Verweildauer und Absprungraten der eigenen Internetseite. Dadurch lassen sich Rückschlüsse auf Optimierungsbedarf ziehen: Lesen die Besucher einen Blogpost nur selten zu Ende, ist er vielleicht zu lang oder nicht interessant genug formuliert. Analytics hilft also, es beim nächsten Mal besser zu machen. Auch aus dem Hause Google ist das kostenlose Tool Google Alerts. Die Alerts sind eine Art Newsletter, der alle neu erkannten Suchergebnisse zu einem ausgewählten Thema zusammenfasst. Sie eignen sich damit besonders, um einzelne Themenbereiche und Keywords zu monitoren.

Natürlich gibt es noch eine Vielzahl weiterer Tools, welche die tägliche PR-Arbeit erleichtern können. Allein für Social Media Management existiert eine so große Fülle von Tools, dass sie eine eigene Liste wert wären.
Welche Tools nutzen Sie bei Ihrer PR-Arbeit und welche fehlen Ihnen in dieser Liste?

Sarah Hübner
Nach ihrem Studium der Medien- und Sozialwissenschaften in Düsseldorf und Siegen ist Sarah Hübner jetzt zuständig für Online-PR und Social Media der ADENION GmbH.